Оптимизация производства: принципы и методы

Что это? Оптимизация производства – важный компонент в деятельности любого предприятия. Когда расширяешься и идёшь к новым высотам, увеличиваются затраты и другие показатели, которые ухудшают процессы и прибыль. А всего этого можно избежать, используя проверенные методы и инструменты.

Как внедрить? Постепенно и грамотно совершая шаги, вы выстроите новую систему на своём производстве. Главное – всё делать с чётким пониманием каждого этапа, его цели и содержания. Ключевой момент – постоянно стремиться к повышению качества своего продукта и уменьшению расходов на его производство.

Значение термина «оптимизация производства»

Оптимизация производства – это устранение ошибок внутри предприятия, сосредоточение на преимуществах технологии. Данный процесс состоит из трёх основных стадий: планирование, утверждение и внедрение. Благодаря оптимизации предприятие может снизить количество управленческих ошибок, уменьшить расходы на выпуск продукции, увеличить прибыль и эффективность.

Плюс ко всему, такая процедура способствует выходу из финансового кризиса. Положительный результат от оптимизации производства станет более ощутимым, если она будет ориентирована на основные технологические процессы.

Для правильной организации этой процедуры необходимо разработать план, в котором будут описаны все этапы и последовательность внедрения. Вначале следует исправить узкие функциональные недочёты. В таком случае предприятие снизит риски и сможет вернуться к прежней схеме работы, если это потребуется.

В процессе оптимизации компания улучшает структуры производства, пересматривает их взаимосвязи и взаимодействия (к примеру, задачи одного отдела могут быть переданы другому). Чаще всего это приводит к повышению конкурентоспособности, увеличению объема продаж и прибыли предприятия, а также созданию положительного имиджа компании.

Цель оптимизации производства

Оптимизация производства нацелена на улучшение конкурирующих свойств технологического процесса:

• объем продукции – расход сырья;
• объем продукции – качество товара.

В результате предприятие должно найти оптимальное соотношение этих свойств.

Компания должна определиться с конкретными задачами оптимизации. Для этого необходимо определить:

• Объект и цель.

Для каждого объекта оптимизации должны быть сформулированы свои задачи. Таким образом, система не должна содержать более одного критерия.

Неправильная задача: «Добиться наибольшей производительности при наименьшей себестоимости продукции». Как видите, эта задача нацелена на оптимизацию сразу двух параметров, которые противоречат друг другу.

Эту задачу лучше разбить на две: «Добиться наибольшей производительности при установленной себестоимости продукции»; «Добиться наименьшей себестоимости продукции при запланированной производительности».

• Ресурсы

Под ресурсами оптимизации подразумевается, что выбранный объект должен обладать управляющими воздействиями. Иными словами, у него должна быть некоторая степень свободы.

• Возможность количественного оценивания оптимизируемого параметра

Чтобы отследить эффективность проведённых мероприятий и сравнить различные варианты управляющих воздействий, необходимо ориентироваться на количественные показатели.

5 принципов оптимизации процессов производства

Выделяют несколько базовых принципов оптимизации. Рассмотрим каждый из них по отдельности:

• Комплексность

Достижение всего комплекса целей (сокращение расходов, повышение качества продукции и производительности труда). Чтобы увеличить эффективность, расширяются подразделения с низкими производственными показателями. Получение дополнительной прибыли достигается за счёт повышения качества продукции.

• Определение целей сокращения затрат

Чтобы определиться с целями оптимизации, необходимо проанализировать наиболее эффективные предприятия из вашей сферы. Затем следует рассчитать сокращение затрат для каждого сектора производства (с учётом его особенностей).

• Внедрение инноваций

Речь идёт о выборе конкретных новшеств и определении их потенциала. Это позволяет увеличить эффективность подразделений предприятия. При этом данная процедура должна выполняться с привлечением персонала компании. Данный подход позволяет обеспечить наилучшую результативность применения тех или иных инноваций и усилить мотивацию сотрудников.

• Нестандартный подход

Предприятию нужно генерировать оригинальные идеи и пытаться их реализовать.

• Отслеживание результатов

Как мы уже упоминали, все задачи оптимизации должны иметь количественно измеримые показатели. По ходу выполнения плана необходимо осуществлять мониторинг этих результатов. Для этого следует организовать группу контроля, которая будет сосредоточена на установлении несоответствий между планируемыми и реальными показателями. Кроме того, она должна принимать оперативные управленческие решения, позволяющие нивелировать эти несоответствия.

Основные этапы оптимизации производства

Как упоминалось выше, выделяют три основные стадии, которые необходимо пройти для выявления оптимальных технологических решений. Рассмотрим их подробнее.

Анализ и планирование

Следует изучить отчеты и информацию о производстве, дать оценку эффективности работы персонала, темпов роста доходов и затрат. Вкладываться в новые сервисы и оборудование рекомендуется только после выявления слабых мест.

Чем глубже анализ, тем лучше, так что данный этап отнимает довольно много времени и сил. Необходимо определить факторы, которые негативно повлияли на эффективность работы, и уточнить все нюансы.

Лишь 20 % запущенных оптимизаций достигают намеченного результата. Остальные 80 % повышают затраты предприятия и зря тратят время персонала. Эта статистика указывает на тот факт, что перед оптимизацией необходимо изучить все нюансы и проблемы, а не только самые очевидные. В противном случае вы можете не добиться должного эффекта.

Составление и утверждение проекта оптимизации

После того как вы определите все проблемные зоны, необходимо будет составить план по внедрению продуктов и закупке оборудования. Потребуется рассчитать срок окупаемости оптимизации и оценить готовность предприятия к различным издержкам. Кроме того, нужно понять, какие производственные процессы необходимо оптимизировать уже сейчас, а какие можно совершенствовать плавно или лишь отчасти.

Реализация плана оптимизации

На этом этапе начинается реализация всех пунктов плана. В первую очередь выполняются наиболее приоритетные и узкие функциональные задачи. При этом внедрение должно быть плавным, его необходимо контролировать. Такой подход позволит быстро вернуться в прежнее русло. Если изменения будут слишком быстрыми и резкими, то вы можете безвозвратно утратить схему работы, которую вы использовали ранее.

Уровни оптимизации производства

Процедура оптимизации производства продукции предполагает плавное увеличение эффективности предприятия. В процессе реорганизации повышается квалификация компании. В конечном итоге она начинает применять полученные преимущества. Оптимизация производства условно разделяется на три уровня зрелости. Компания должна плавно переходить от одного к другому. При этом у каждого предприятия имеется свой план развития, на основе которого и должен реализовываться процесс оптимизации.

• Первый уровень

Эта ступень предполагает формирование основы системы оптимизации. Анализируются современные практики, диагностируется фактическое положение технологических процессов, определяются цели и формулируются задачи увеличения эффективности. Исследование проводится на базе нескольких КPI, которые используются для оценки производительности. Чаще всего это оборудование и технологические линии.

• Второй уровень

После внедрения основных методов и технологических процессов предприятие переходит к модернизации отдельных цехов и компании в целом. Данная ступень предполагает разработку конкретных стандартов и создание благоприятных условий для оптимизации производства. Кроме того, компания привлекает экспертов и переходит к реализации теоритических выкладок на практике.

Это позволяет сохранить накопленный опыт. На втором уровне оптимизации затрачивается больше времени. Плюс ко всему, для прохождения этой стадии необходимы систематизированный подход и хорошая организованность персонала.

• Третий уровень

Этот уровень оптимизации используется компаниями, которые проанализировали эффективность предыдущих этапов и желают продолжить работу по совершенствованию функциональности производства. Пересматривается система поставок и реализации, схема планирования, выполняется комплексное планирование, оптимизируется управление производством и т. д.

Методы оптимизации производства

Объектами оптимизации производства, прежде всего, становятся текущие процессы. Главная задача – совершенствование применяемых методов изготовления продукции. Оборудование модернизируется лишь в том случае, если оптимизация не дала желаемых результатов.

Специалисты применяют несколько базовых методов, позволяющих снизить расходы и повысить доходы:

• бережливое производство;
• тотальная оптимизация всех производственных процессов.

Оптимизация должна быть постоянной. В противном случае приложенные усилия могут не принести долгосрочных результатов.

Бережливое производство

В этом случае компания приостанавливает все процессы, которые подразумевают дополнительные расходы бюджета. Предприятие должно ограничить количество производимых товаров, работников и т. д.

Рассмотрим основные особенности бережливого производства при оптимизации предприятия:

• изготовление продукции в количестве, которое соответствует запросам потребителей (отсутствие перепроизводства);
• сокращение производственного цикла, так как материалы и сырье, которые образуются между этапами производства готовых изделий, перестают храниться на складах;
• снижение расходов на транспортировку материалов за счет оптимизации расположения цехов и оборудования;

Читайте также: Техника безопасности на производстве: разбираемся в нюансах

• сокращение количества циклов при производстве каждой единицы продукции за счет приобретения дополнительного оборудования и устранения проектных недочетов;
• уменьшение количества запасов продукции, для которой не определена конкретная цель продажи;
• снижение вероятности изготовления дефектной продукции;
• повышение эффективности работы сотрудников, создание удобного рабочего пространства для ускорения производства.

Бережливый подход позволяет добиться долгосрочных результатов и сохранить качество продукции. При использовании данного метода ускоряются и упрощаются рабочие процессы. Это приводит к снижению затрат и увеличению скорости производства.

Тотальная оптимизация

В этом случае к оптимизации привлекается персонал компании. Более того, создается специальный отдел или нанимаются профессионалы в данной сфере, чтобы разработать проект. Этот документ будет являться ориентиром при оптимизации производства, направленной на снижение количества бракованной продукции и расходов на закупку сырья. Тотальный метод основывается на следующих принципах:

• Персонал лучше разбирается в производственном процессе, чем руководство. Сотрудники знают минусы того или иного оборудования, могут указать на различные неудобства в работе и нерациональное распределение ресурсов. Оптимизация всех этих параметров позволяет повысить качество продукции и ускорить ее производство.
• В процессе создания проекта нужно применять мозговой штурм. Даже самая, на первый взгляд, противоречивая идея может оказаться хорошим способом уменьшения затрат предприятия.
• Материальное поощрение позволяет усилить мотивацию персонала в создании проекта. Необходимо собрать рабочую группу, которая будет заниматься направлением персонала.
• Руководству компании следует контролировать эффективность рабочей группы. Все слои персонала должны находиться в сотруднических отношениях.

Этот метод оптимизации в России применятся некоторыми крупными компаниями. При этом оба подхода доказали свою эффективность.

Инструменты оптимизации затрат производства

Оптимизацию затрат производства можно осуществить с помощью разных методов и стратегий. Все эти инструменты можно условно разделить на несколько групп:

Метод «снизу – вверх».

В этом случае реорганизуется целый ряд процессов на предприятии. Делается это за счет оптимизации технологии производства и улучшения применяемой методологии. При этом структура предприятия и основные этапы производства не подвергаются оптимизации. Затрагиваются лишь обычные подразделения.

С помощью снижения затрат «снизу – вверх» можно добиться хороших результатов по уменьшению расходов бюджета. При этом компании не придется вкладывать много финансовых ресурсов, а риски будут минимальными.

Особенность данного метода заключается в привлечении к оптимизации максимального количества работников предприятия на всех стадиях внедрения (создание и реализация предложений по повышению эффективности труда и увеличению результативности технологических процессов, росту качественных показателей на всех стадиях выпуска продукции).

Рассмотрим конкретный пример. Компания начала оптимизацию производства. Специалисты предложили закрыть подшипники рольганга прокатного станка, дабы увеличить срок службы и решить проблему вымывания масла. Реализация этой идеи позволила сэкономить порядка 20-30 тыс. долларов. Однако если таких предложений будет несколько десятков или сотен, то через год положительный эффект возрастет до нескольких миллионов долларов. Чаще всего такие идеи вполне очевидны, нужно лишь потратить немного времени на размышления.

Вы никогда не задумывались, почему все существующие предприятия не оптимизируют производство, снизив расходы и повысив эффективность труда? Как правило, проблема заключается в организационной сложности процесса. Некоторое время назад у нескольких крупных компаний возникли схожие трудности при работе с клиентами. В конечном итоге специалисты создали методы, позволившие организовывать и внедрять крупномасштабные проекты, которые ориентированы на уменьшение расходов «снизу – вверх».

ТОП (тотальная оптимизация производства) – именно такое название получил данный подход. Методология основывается на практике крупнейших мировых предприятий. Согласно исследованиям, благодаря ТОП общие затраты металлургических, горнодобывающих и целлюлозно–бумажных предприятий снизились на 16 %.

Метод реинжиниринга

Реинжиниринг представляет собой один из наиболее эффективных методов повышения конкурентоспособности и уменьшения расходов компании. При использовании данного инструмента бизнес-процесс, технология и организация производства претерпевают значительные изменения. Для такой оптимизации необходимы крупные вложения и много времени.

Как правило, основные процессы и технологии производства с трудом поддаются модернизации. Следовательно, если компания собирается заняться реинжинирингом, стоит предусмотреть сокращение целого ряда операционных затрат. Это позволит сохранить конкурентоспособность в процессе реорганизации.

Метод директивного подхода

В этом случае сокращаются бюджеты подразделений предприятия на заранее обозначенную сумму. Данный подход отличается от остальных повышенной скоростью и эффективностью. Однако у директивного метода есть и свои недостатки. В частности, сокращение финансирования подразделений нередко влечет за собой снижение прибыли. Доходы компании перестают расти, а ее позиции на рынке падают.

Директивный метод предполагает оптимизацию структур производства, показывающих низкую эффективность. К примеру, если компания располагает слишком большим количеством сотрудников кадровой службы в сравнении с предприятиями конкурентов.

Канбан как эффективная система оптимизации производства

Система Kanban позволяет синхронизировать процессы, скорректировать нагрузку сотрудников, достигнуть необходимых показателей в планируемый срок. Данный метод организации и управления задачами базируется на визуализации бизнес-процессов и поиске способов их совершенствования. Благодаря этому можно повысить эффективность предприятия практически в любой отрасли.

Microsoft является первой компанией, которая внедрила данную систему в отдел поддержки. Произошло это в 2004 году. Спустя 1 год и 3 месяца производительность возросла на 200 %. При этом скорость выполнения запросов пользователей взлетела на 90 %.

Система Кабан является одним из инструментов бережливого производства. Она была разработана японской компанией Toyota в 50-х годах 20-ого века. Предприятие стремилось сократить время, которое требовалось для выпуска одного автомобиля.

Для этого была внедрена система карточек, с помощью которых сотрудники передавали нужную информацию (название и количество необходимых деталей). Благодаря этому ускорилось изготовление автомобилей, снизилась нагрузка на логистику, а объёмы производства запчастей стали соответствовать требуемым значениям.

В 2000-х Дэвид Андерсон создал модель управления разработкой программного обеспечения на основе концепции бережливого производства. При использовании этого метода все стадии работы визуализировались на доске посредством колонок. Программисты поочередно выполняли свои задачи, отмечали результаты и отправляли их на следующий этап.

Расставление приоритетов помогало сотрудникам всегда знать, какая цель является самой важной в данный момент времени. Название Kanban появилось в 2007 году и с тех пор стало очень популярным.

При этом данная система отличается от той, которой пользовалась компания Toyota. Они похожи друг на друга методом визуализации с помощью карточек. Кроме того, обе эти системы ставят одну и ту же цель – максимально быстро добиться результата. Современный Канбан позволяет работать с творческими и интеллектуальными задачами, которые невозможно «потрогать». Система применяется в сфере IT, службах технической поддержки, продажах, услугах.

Метод Канбан основывается на следующих обязательных элементах:

• Backlog (бэклог) – план, состоящий из задач, которые отсортированы по приоритету. В него можно вносить коррективы посредством изменения важности карточек.
• WIP-лимит – это ограничение по количеству задач, находящихся в работе. Благодаря этому компания может контролировать нагрузку сотрудников или отделов, не допуская переработок и приостановок.

Система позволяет выставлять дедлайн для тех или иных задач. Однако это не обязательно, так как наиболее важные задачи будут располагаться в верхней части бэклога. Следовательно, они будут обрабатываться в первую очередь.

При реализации системы кабан следует:

• визуализировать работу путем разделения задач на этапы;
• систематизировать доску, сформировав колонки для отображения нынешнего этапа работы (к примеру, «необходимо выполнить», «в процессе», «выполнено» и т.д.);
• актуализировать задачи, постоянно обновляя статус путем перемещения карточек между колонками, и расставляя приоритеты в бэклоге;
• отслеживать процесс выполнения задач (если задача выполняется слишком медленно и карточка уже долгое время не перемещалась по доске, то необходимо проанализировать причины и найти решение проблемы);
• постоянно улучшать процесс, устраняя слабые места.

Как вы уже поняли, доска с карточками является важнейшим элементом канбана. Можно использовать как физическую меловую или магнитную доску, так и электронную. Главное, чтобы ей в любое время могли воспользоваться все участники рабочего процесса.

Доска состоит из трех основных колонок:

• «Бэклог» – пространство, в котором размещаются все карточки. Это совокупность задач, которую можно пополнять и сортировать по степени важности.
• «В работе» – делится на несколько более мелких колонок, каждая из которых отвечает за определенный этап выполнения задач.
• «Готово» – это выполненные задачи, которые не нуждаются в доработке.

С помощью одной доски можно работать над целым рядом проектов. Чтобы не запутаться, следует применять разные цвета карточек или swimlanes – горизонтальные разделители. Для каждой карточки можно создать описание, указать имя сотрудника, работающего над задачей, ее приоритет и срок выполнения. При этом задачи могут быть ежедневными, еженедельными, ежемесячными.

По сути, все базовые правила Kanban при работе с карточками нацелены на организацию непрекращающейся работы, контроль над сроками и повышение внимания к задачам, которые перестали выполняться:

• В зависимости от имеющихся ресурсов, WIP-лимит может различаться для конкретных работников или отделов. Главная задача лимита заключается в том, чтобы ориентировать специалиста на одну единственную задачу. Таким образом, он не будет распыляться сразу на множество целей.
• Максимальный лимит ограничивает число карточек в каждой колонке. Он рассчитывается исходя из реальных возможностей сотрудников и распространяется на все карточки, которые находятся в процессе работы.
• Не допускается переход к новой задаче, если не выполнена предыдущая. В крайнем случае, ее можно переместить в колонку Blocked. Тем не менее, необходимо найти варианты решения возникшей проблемы и выполнить задачу.

Читайте также: Травмоопасные виды производства: какие бывают и как снизить риски

«Прекращайте начинать, начните заканчивать» — так звучит важнейший принцип Канбана.

Каждой задаче присваивается приоритет в зависимости от того, какую роль она играет для бизнеса или клиента и каков размер недополученной прибыли или издержек, если она не будет выполнена вовремя. В целях упрощения восприятия важности задачи используют классы обслуживания ка карточках:

• срочный – нужно сделать как можно быстрее;
• с фиксированной датой – необходимо выполнить к определенному сроку;
• стандартный – стоимость задержки постепенно растет, лучше сделать в срок;
• нематериальный – стоимость задержки растет медленно, можно выполнить другие задачи, если они являются более приоритетными.

Примеры оптимизации производства на предприятии

1. Выскунский металлургический завод. Было внедрено 270 рацпредложений. За два года эффективность этих идей достигла 30 млн. долларов.
2. С помощью оптимизации данная автомобильная компания на 93 % снизила затраты времени, необходимые для выполнения сварочных работ, и в 4 раза уменьшила количество брака.
3. Компания, занимающаяся производством шин, поставила цель повысить результативность на 135 % путем сокращения времени производственного цикла. Оптимизация позволила сократить расходы на товарно-материальные запасы в 2 раза, а на сырье – на 15 %.
4. Международная консалтинговая компания применяла методику «снизу – вверх». К оптимизации объемов производства были привлечены сотрудники предприятия. Благодаря этому уровень расходов был снижен на 40 % всего за полтора года.

Причины и ошибки, по которым оптимизация может не сработать

Оптимизация производства не всегда позволяет добиться планируемых результатов. Рассмотрим несколько причин такой ситуации:

• не учитывались особенности предприятия;
• применялся лишь механический подход;
• не соблюдалась правильная последовательность действий при реализации плана оптимизации производства;
• отсутствовал контроль со стороны руководства или не исполнялись поручения.

Исходя из этого, можно выделить три самые распространенные проблемы, которые могут возникнуть в процессе оптимизации:

1. Ошибки в подготовке и реализации. Речь идет о слишком поверхностном анализе, нечетких целях и недостаточном контроле. Это может привести к построению неправильной стратегии, повышению расходов и отсутствию должного результата. Кроме того, состояние компании может стать еще хуже, чем было до оптимизации.
2. Недостаточный уровень мотивации. Оптимизацию нужно продолжать даже тогда, когда эффективность предприятия начала расти. Дело в том, что полученный результат может иметь краткосрочный характер.
3. Завышенные ожидания. Учтите, что комплексная оптимизация даст хороший эффект в течение нескольких лет. При этом результативность не всегда растет быстро, так что не стоит замораживать проект раньше времени.

Таким образом, оптимизация является методом устранения ошибок внутри предприятия. Данная процедура предполагает создание более эффективного алгоритма работы в целях повышения качества продукции и снижения издержек.